Les agents publics passent une part considérable de leur temps à lutter avec leurs données : des tableurs qui dérivent, des fichiers qui se multiplient, des informations qui se perdent entre les services. Faute d'outils adaptés, la donnée publique reste sous-exploitée.
Grist change l'équation. Cet outil no-code open source permet à n'importe quel agent de structurer ses données, de créer des vues sur mesure et de les partager — sans écrire une ligne de code, sans dépendre d'un logiciel propriétaire. Hébergé en souveraineté, contribué activement par la France à l'échelle européenne, c'est un pari sur la donnée publique comme bien commun.
Réflexion.
Reprendre un outil existant, repartir de zéro
Contexte
À l'été 2023, l'équipe Données & Territoires au sein de l'ANCT cherchait un UI Designer pour contribuer au développement de Grist — un outil no-code open source permettant de gérer, visualiser et faire circuler les données publiques de façon flexible et souveraine. L'équipe, constituée d'une UX Designer, de plusieurs développeurs et d'un manager, s'employait à déployer cet outil au sein de l'administration française, tout en contribuant activement à Grist Core, le projet open source géré par une équipe principalement basée aux États-Unis.
La mission était claire : contribuer à l'amélioration de l'outil, l'ajout de nouvelles fonctionnalités, et accélérer son déploiement au sein des services publics français.
Mon rôle
J'ai rejoint l'équipe en octobre 2023 en tant qu'UI Designer freelance, avec pour mission de reprendre le projet là où il en était. Un designer avait travaillé en amont sur des maquettes Figma, mais la réalité du produit en production avait considérablement avancé depuis. La décision fut prise de repartir de zéro : nettoyer l'existant, reconstruire un fichier Figma propre et structuré, en adéquation avec ce qui était réellement en production.
Dès mon arrivée, j'ai eu la chance de participer à l'événement Le Numérique en Commun à Bordeaux, où j'ai pu rencontrer en personne l'équipe Grist venue des États-Unis. Une immersion immédiate dans l'écosystème du projet, ses acteurs et ses enjeux.
Process.
Contribuer à un outil open source tout en gérant ses propres contraintes
Organisation et collaboration à distance
Le travail s'organisait entièrement à distance, avec deux à trois points hebdomadaires en visio avec la Head of Product — en anglais — complétés par des échanges quotidiens sur Slack. Ce rythme permettait d'avancer de façon autonome tout en restant aligné en permanence avec l'équipe.
La particularité du projet tenait à sa double nature : contribuer à Grist Core — le projet open source partagé avec l'équipe américaine — tout en tenant compte des contraintes et priorités spécifiques à l'ANCT et Bêta.gouv. Des points réguliers sur la roadmap permettaient de coordonner les efforts et de s'assurer que les évolutions allaient dans le sens de toutes les parties. Du côté français, une instance dédiée était déployée avec ses propres données. Chaque contribution à Grist Core devait donc être suivie d'une migration pour récupérer les avancées — le tout facilité par Git pour la gestion des versions.
La communauté d'utilisateurs jouait également un rôle actif : en tant que projet open source, les retours et propositions remontaient directement depuis le forum communautaire, constituant une source précieuse de feedbacks terrain.
Audit et mise en place des fondations
J'ai démarré par un audit complet de l'outil en production : découpage du produit et cartographie de l'ensemble des parcours utilisateurs sur Figma. Ce travail a rapidement fait émerger des incohérences et des points d'amélioration concrets.
En parallèle, j'ai posé les fondations d'un design system : couleurs, typographies, icônes, puis les composants principaux — boutons, formulaires, et le squelette de l'application (header, navigation, sidebar). Cette base structurée m'a permis d'itérer rapidement sur les sujets prioritaires.
Périmètres traités
Une fois les fondations posées, la mission s'est concentrée sur quatre axes prioritaires :
- L'amélioration de l'espace paramètres utilisateur
- L'amélioration de la vue tableur
- L'ajout d'une fonctionnalité de formulaire intégrée au tableur
- La refonte complète du funnel d'onboarding
Focus — La fonctionnalité formulaire
Parmi les sujets traités, la mise en place des formulaires était l'une des fonctionnalités les plus importantes sur lesquelles nous ayons travaillé. L'idée : permettre à un administrateur de configurer un formulaire directement depuis son tableau Grist, de le partager en externe, et de récupérer automatiquement les réponses sous forme de nouvelles lignes. Une fonctionnalité très attendue par les agents publics pour simplifier la collecte de données auprès d'un maximum de personnes, sans les contraindre à utiliser l'outil eux-mêmes.
Je démarre systématiquement ce type de sujet par un benchmark des solutions existantes — Airtable, Notion, Google Forms, et d'autres outils no-code — auquel j'associe une recherche d'inspiration UX et UI plus large. Tout est répertorié et annoté dans Figma pour alimenter la phase de brainstorming avec les managers et les développeurs. De là émergent les premières pistes, affinées ensuite au fil de nos calls et échanges Slack.
Lorsqu'un morceau d'expérience était suffisamment abouti, nous n'hésitions pas à développer un POC pour le tester en conditions réelles. Cette étape nous permettait de confronter les intentions design à la réalité technique et d'ajuster ce que les maquettes seules ne permettaient pas d'anticiper.
Rapide revue technique
- Figma
- Grist Core (open source)
- Git / GitHub
- Slack / Zoom
Rétrospective.
Retour et leçons apprises.
Ce que j'ai appris
Cette mission m'a confronté à un défi particulier : reprendre un outil open source existant et mature, mais repartir de zéro côté design. Reconstruire une architecture Figma propre en partant de la production réelle plutôt que de maquettes obsolètes demande une bonne dose de patience et d'adaptation.
L'autre apprentissage majeur était managérial : gérer en parallèle la contribution à Grist Core et le déploiement d'une instance française autonome, avec des parties prenantes réparties entre Paris et New York. Trouver les bons équilibres entre les priorités de l'équipe américaine et les besoins spécifiques de l'administration française constituait l'essence même de la mission.
Suite
À mon départ en mars 2024, j'ai livré un fichier Figma à jour, en adéquation avec la réalité de la production sur les écrans retravaillés, accompagné d'une structure de design system prête à évoluer. Le projet a depuis été repris par une équipe dédiée constituée au sein de la DINUM, afin de sortir Grist du périmètre de l'ANCT et de le déployer à plus grande échelle dans l'administration publique — tout en continuant de contribuer à l'amélioration de l'outil.
Aujourd'hui, cette équipe continue de faire grandir la solution et d'élargir sa communauté.
Kevin Bizien
Designer UI & Développeur Créatif
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